資料や情報共有を行うことは、業務を滞りなく実施するための重要なポイントとなります。特に在宅勤務の場合はコミュニケーションの多くをメールによって行うと思いますが、連絡がきているのに見逃してしまったり、最新バージョンがどれか、確認が難しい場合があると思います。
kintoneでは、顧客管理アプリ、案件管理アプリや活動管理アプリを使用することにより、常に最新情報を社内で共有でき、コミュニケーションがスムーズになります。
顧客管理アプリ
新規顧客を獲得したらどう処理すべき？Excelですべて管理すべき？メールソフトのアドレス帳に登録して必要に応じて検索すべき？
Excelもメールソフトでの管理も不要です。kintoneの顧客管理アプリを使用することで、顧客の基本情報を一元管理できます。また、検索機能を利用し、必要な顧客の情報を効率良く確認出来ます。権限設定も行うことで、担当者の異動による情報流出も避けられます。
顧客管理アプリは、他のアプリとも連携できます。例えば、問合せ管理アプリ（Googleフォームも可能です）と連携することで、会社のHPに送られた問合せ情報を、問合せ管理アプリに自動登録することが出来ます。このアプリと、顧客管理アプリを連携すれば、情報管理がよりスムーズになると思います。また、担当者は問合せの通知を受領後、kintoneアプリを利用すればスマホのアプリでどこでもすぐに内容をチェックすることが出来ます。
その他には、活動管理アプリと連携することで、対象の顧客とどのようなコミュニケーションをとっているか、営業員も管理者も、確認がし易くなります。
案件管理アプリ
新規案件は誰が処理する？進捗状況は？お客様の要件は何？提案資料や見積資料はどこ？
kintoneの案件管理アプリを利用することで、このような課題を解決できます。また、アプリのレイアウトは自由にカスタマイズが可能な為、顧客要件、営業活動内容、売上額や原価などの項目をアプリに用意し、自社に合った管理方法を実現出来ます。
更新履歴が残り、ファイルも自由に添付出来ます。必要な情報の確認がしやすく、社内コミュニケーションの効率化にも繋がります。
また、kintoneにはコメントをする際に宛先を指定できます。特定の担当者に向けて（宛先を指定して）コメントすることで、対象者に通知され、通知を受けた担当者は、漏れなくそのコメントをキャッチすることが出来ます。
活動管理アプリ
企業にとっての活動とは、イベントやセミナーだけではありません。
顧客訪問や、電話による顧客連絡なども活動として記録する必要があります。これらの活動記録を、活動管理アプリに登録することで、関係者は対象の顧客や案件に対してどのような活動を実施しているのか、進捗状況などを確認することができ、次に必要なアクションが何かを検討しやすくなります。
各種アプリの連携
多くのシステムにおいて、新規顧客を獲得したら、顧客情報の登録、案件の登録、活動管理の登録をそれぞれ行い、それぞれのアプリを確認しなければ、内容をチェックできないことが多いと思います。
各種関連アプリを連携することで、情報の管理が更に効率化されます。この例で言うと、顧客管理アプリを参照するだけで、該当顧客との案件情報や、活動履歴を一括して参照することが出来ます。連携されたアプリの情報は、レコードをクリックすることで、該当アプリに移動し、詳細を確認できます。
エクスポート・インポート機能の活用
Q：kintoneを導入したいのですが、当社では既にExcelで各情報の管理を行っています。これらを一件ずつkintoneにデータ登録しなければいけないのでしょうか？
A：不要です！既存のExcelファイルのレイアウトに合わせて、kintoneの各アプリを用意すれば、Excelファイルをインポートするだけでデータの一括登録が可能です (インポートは、CSVファイルでも可能です)。
日報アプリとの連携
案件管理アプリと日報アプリを連携することも可能です。
そうすることで、該当案件にどれだけ時間を費やしたのか、日報アプリから確認することが出来ます。週次や月次の任意の期間で、これらを集計することも出来る為、本人だけでなく管理者にとっても案件評価の材料としてご活用いただけると思います。
データの変更履歴
kintoneの各アプリは、自社の運用に沿って自由に権限設定を行うことが出来るため、データベース（資料の格納先）として使用したり、社内申請のフロー機能として使用する際にも有効です。データの変更だけでなく、権限設定の変更も、変更履歴が残る為、後から管理用にチェックすることも可能です。
CloudMaster連絡先
Email：Rep@CloudMaster.com.tw
電話番号：(02)2311-8191
お問合せフォーム：https://www.cloudmaster.com.tw/ja/contact-jp/contact_us-jp/