新型コロナウイルスの流行が激化する中、ほとんどの企業は、人と人との接触のリスクを減らすために、在宅勤務(Work from home)を否応なく選択しています。 しかし、在宅勤務の実現はそんなに簡単ではありません。リモートで仕事をしている場合でも、作業効率の維持であったり、同僚間のスムーズなコミュニケーションを確保する為にはどうすれば良いのでしょうか。 本記事では、企業にkintoneサービスを導入し、企業のテレワーク環境を準備する方法を紹介します。
テレワーク環境を準備するための最初のステップとして、同僚間のコミュニケーションを図る為のコミュニケーションスペースを作成します。
コミュニケーションスペースと掲示板
在宅勤務の際、会社側から従業員へ何かアナウンスをしたい場合は、メールを利用するのが一般的だと思います。便利なツールですが、実際には他の多くのメールやメッセージにより見落とされがちです。
「掲示板」機能：メッセージを投稿したり、特定のグループや従業員に通知する設定ができます。これにより、情報の混乱や見落としの可能性を減らすことができます。
オフィスで働くことの利点の1つは、顔を合わせて同僚と話し合ったり、会議室などの同じ空間で会議を行ったりできることです。しかし、自宅では何かしらツールを使用して相互にコミュニケーションを図る必要があり、ハードウェア機器やネットワーク環境が原因で、スムーズにコミュニケーションを行えないケースが頻繁に見受けられます。
kintoneのチャット機能を使うことで、いつでもチャットトピックを作成することが出来、必要に応じて関係者をチャットエリアに引き込むことが出来ます。文章だけでなく写真などを貼り付けて説明したり、ファイルを添付することも可能です。コメント欄（例：案件管理）も用意されているので、案件ごとに関係者が話し合うこともできます。 (参考：案件管理、活動管理)
従業員管理
在宅勤務の際は、従業員の欠勤や仕事の進捗状況の管理が非常に重要になりますが、毎日のメッセージで確認する場合、管理者は多くの時間をその確認作業に割かなければいけません。kintoneでは、打刻アプリと業務日報アプリを使用して、簡単に確認、管理することができます！ (参考：リモートワーク – 従業員管理編)
打刻アプリ：従業員はスマートフォン/PCから打刻を行うことが出来ます。データは自動的にkintone上の出勤管理アプリに保存されるため、上司は簡単に部下の出勤状況を確認することが出来ます。
業務日報アプリ：従業員は、毎日仕事を終える前に、日報へその日の仕事の内容を記録します。
* kintoneでは、データを保存するだけでなく、kintone上の関連する案件管理や活動管理のレコードと紐づけることができます。また、送信設定を追加することで、業務日報アプリへレコードを保存した後すぐに、内容を上司へ通知することも可能です。
公式文書のペーパーレス化
宅勤務となった場合に影響するひとつの重要業務として、申請書等の公式文書の対応が挙げられます。 多くの企業は、紙ベースでさまざまな公式文書を部署に審査と押印を依頼していると思います。kintoneを導入すれば、さまざまな文書を電子化できるだけでなく、承認フローを設定し、PCやスマートフォンにて承認することもできます。更に紙での出力が必要な場合は、プラグインを使用して、オンラインでレビューが完了したドキュメントを押印済みのPDFファイルとして出力することもできます！
情報管理（案件、顧客、活動）
情報の共有も、同僚間のコミュニケーションを円滑に行うために非常に重要です。kintoneでは、案件や、顧客情報、また活動情報の管理を通して、顧客とのすべてのやり取りや結果を記録できるため、チーム内の連携がスムーズになります。 (近日公開予定：リモートワーク – 案件管理、活動管理編)
結論
kintoneはさまざまなアプリケーションを自由に作成できます。この記事では、「在宅勤務向けソリューション」の観点からおすすめのアプリケーションをご紹介しました。記事に記載されているすべてのアプリケーションはテレワークパックとしていつでもサービスの提供が可能です。もしkintoneにご興味がございましたら、このテレワークパックを導入し、一緒に在宅勤務の悩みを解決しましょう。ご希望に応じて、kintoneを一か月間無料で試用することも可能です！事前にテレワークパックをお試し利用することも出来ますので、お気軽にご用命ください。
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