「公告：明日將有新成員on board！請人事室與該部門準備好相關文件與資料。」當遇到此情境時，人事室會預先備好各式申請文件，以提供給新進人員填寫，填寫完畢後再將資料登錄建檔；各部門的負責人則是再提供一個檔案夾，裝滿各式公司規則與教育訓練資源等等的相關檔案，方便新人快速了解公司內部制度，例如報帳請款流程、分機號碼申請等等。
各式紙本文件再加上裝進PC裡的電子檔案，整理麻煩而且電腦檔案版本很難確保全公司同步更新。根據上述情況，推薦使用雲端服務：kintone，來打造專屬於公司的線上圖書館，不只能當雲端空間儲存使用，還可以直接於網頁上找查資料、閱覽以及資料登錄。如此一來新進員工也方便確認文件，可以更容易且迅速的上手該份工作。
雲端資料儲存與共享，版本問題不再需要擔心
既然有檔案共享的使用需求，該如何保證公司全體成員皆使用同一個版本呢？kintone可以直接作為簡單的控版系統！
將需要共享的檔案上傳，並根據公司管理規則做分類，甚至可將重要檔案做權限的設定。運用kintone內建功能「類別」，頁面最左方可自定義書籤分類，更方便使用者查找！
文字、影片、圖片皆可在單一頁面裡展現，電子化所有資料！
當公司的A教育資料裡包含：文字敘述.docx、影片教學.mp4、截圖說明.jpeg等多種檔案形式時，一般處理方法為：用一個檔案夾將所有檔案整理，命名為A教育資料夾，使用者再分別開啟各個檔案，互相參照。這種使用情境，在kintone裡可以直接在單一個介面上完整實現！不只能夠電子化紙本資料，還能做到單一介面呈現與保存，方便管理也方便人員使用。
已讀功能、通知功能
kintone的通知功能有：「電腦版系統通知、手機app通知、Email通知」使用者可以根據實際使用狀況選擇與設定，當有新資料須同仁查看時，系統即會自動發送通知至帳號。若覺得僅發通知給同仁還是覺得不夠？透過雲碼提供的客製化服務，還能夠新增已讀功能！
對外提供教育訓練資源？kintone也可以做到！
除了作為公司內部使用以外，kintone還有一個內建的功能-「訪客空間」，對外部也能使用！
「訪客空間」是一個可以讓kintone使用者以外的人，以訪客身分加入的獨立空間。且此空間與公司內部環境分離，受邀訪客僅能存取有受邀的空間，以及存放在該空間的應用程式，既不會洩漏公司內部的機密資訊，又能夠安全地共享資訊！雲碼有不少客戶利用「訪客空間」，建立與外包商溝通、專案廠商合作討論、代理商/加盟商教育訓練等使用。
kintone免費30天試用！
雲碼提供30天免費試用，試用即直接開立一個專屬於公司的網域！導入後，可直接裝入有興趣的範本立即使用，又或者由雲碼來協助公司內部人員自行從頭開始建置，打造一套專屬於公司的系統！
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